النشرة الرابعة
مهارات التواصل للمدقق الداخلي
يُعد التواصل الوظيفي ركن أساسي لنجاح أي مؤسسة او تشكيل اداري داخل المؤسسة، حيث تُنقل من خلاله الأفكار والمعلومات بين افراد المؤسسة، ويحتاج التواصل الوظيفي الى مهارات خاصة، وهي قدرة الفرد على أداء مهمة محددة بكفاءة ودقة.
وتحتل مهارات التواصل الوظيفي للمدقق الداخلي أهمية عالية لنجاح مهمة التدقيق، وذلك انطلاقاً من ان المدقق الداخلي هو شريك الإدارات العليا التنفيذية في تحقيق اهداف المؤسسة والحد من المخاطر المتعلقة بنشاط المؤسسة.
وقد تناولت معايير التدقيق الداخلي العالمية السلوك القانوني والأخلاقي في المعيار 1.3 بعض الأمثلة عن السلوك غير المقبول وعلى سبيل المثال:
1 – التنمر او التمييز
2 – الكذب او الخداع او تضليل الآخرين
3 – تعمد اصدار تقارير او اتصالات كاذبة
4 – التغاضي عن الأنشطة غير القانونية
في المقابل يجب ان يتصف المدقق الداخلي بسمات سلوكية تنظيمية تعكس احترام الموظفين التنفيذيين، وفي الوقت نفسه الحصول على المعلومات المطلوبة، فقد يوصي الباحثMints F. E. طرائق للتعاون مع العملاء (الموظفين التنفيذيين) عند تنفيذ مهمة التدقيق وكذلك مهارات فض النزاعات وهي: (دليل سوير للمدققين الداخليين، المجلد الأول، ص135-139: 2014)
اولاً: طرائق التعاون
1 – استحواذ ثقة العملاء عند بدء المهمة وذلك بمناقشة برنامج التدقيق وبيان الهدف والمنطق لتنفيذ المهمة التي تصب في صالح المؤسسة.
2 – مطالبة العملاء بتقديم اقتراحاتهم لتجاوز الإخفاقات.
3 – مناقشة الملاحظات كافة مع المعنيين مباشرة وتزويدهم بتقارير مؤقتة بالملاحظات وإتاحة الفرصة للتصحيح، ويذكر إجراءاتهم التصحيحية في التقرير النهائي عند ابلاغ مجلس الإدارة.
ثانياً: مهارات فض النزاعات وادارتها وتشمل الخطوات الآتية
1 – اختيار الوقت والمكان المناسبين للمناقشة.
2 – تحديد الأهداف المطلوبة للمناقشة.
3 – وضع جدول اعمال للمناقشة.
4 – استعمال مهارات اتصال فعالة تشمل طرح أسئلة والإنصات البناء للمتحدثين.
5 – الحفاظ على هدوء جو المناقشة والايجابية فيها.
6 – التركيز على الحقائق وليس الأشخاص.
7 – فهم مواقف واحتياجات كل طرف ومناقشة الخلافات بينهم بصراحة وفي إطار محترم وبناء.
8 – طرح حلول بديلة.
ثالثاً: مهارات التواصل الشفهي والاستفسارات:
1 – الاستماع الفعال: الاستماع وفهم وجهات نظر الآخرون، حيث يشعر الآخرون بالاحترام والاسترسال بعرض الأفكار وتقديم المعلومات.
2 – موضوعية التحاور: مهارات المدقق الداخلي في التحدث بوضوح وايجاز بعرض أفكاره وطلباته المتعلقة بالمهمة، وبهدوء وتماسك انفعالي.
3 – مهارات كتابة الاستفسارات والتقارير: الاقتدار في الايجاز والوضوح والاستنتاج الموضوعي في التقرير الكتابي او الاستفسار او عند استعمال قائمة الفحص (التحقق) Check List.
4 –العمل ضمن الفريق الواحد: القدرة على مشاركة فريق العمل بتبادل الأفكار والانسجام والتنسيق في أداء مهام التدقيق.
5 – اللياقة في الالفاظ: تجنب استخدام العبارات الاتهامية مثل (انتم تخطئون هنا) والأفضل (لوحظ وجود اختلاف في هذا الاجراء).
6 – تعابير الوجه: عدم اظهار تعابير وجه توحي بالاستياء او السخرية اثناء الحوار او فحص المستندات.
7 – القدرة على الاقناع: اقناع الإدارة التنفيذية بأهمية الملاحظات المكتشفة وجدوى الحلول المقترحة لتحقيق اهداف التشكيل الإداري.
وأشارت دراسات أخرى في مجال السلوك التنظيمي الى أربع أنماط سلوكية داخل المنظمة، وهي:
1 – النموذج المستبد.
2 – النموذج المقيد.
3 – النموذج المساند.
4 – النموذج المشارك.
وان النموذج المشارك هو الأقرب لطبيعة عمل واهداف المدقق الداخلي وفقاً للإطار الدولي للممارسات المهنية IPPF وهو كما يأتي:
| الموضوع | السلوك التنظيمي |
| 1 – جوهر العمل | 1 – العمل الجماعي المثمر |
| 2 – نمط الادارة | 2 – تطوير العمل الفرقي |
| 3 – توجيه العاملين | 3 – المسؤولية التضامنية |
| 4 – النتائج النفسية للعاملين | 4 – إدارة الذات والجماعة |
| 5 – تلبية الحاجات | 5 – تحقيق الذات واحتياجات أعضاء الفريق |
| 6 – مخرجات الاداء | 6 – حماسة معتدلة وروح معنوية عالية |
